لعل الكثير من المهتمين بالشؤون الثقافية والحضارية يطمحون للمشاركة في ندوة أو مؤتمر أو مهرجان سواءاً في اللجان أم الدعوات أم الحضور . وكل هذا بطبيعة الحال يتطلب مقومات وشروط وكل منها تختلف ادواتها عن الأخرى تبعا لنوع المشاركة وأهميتها. وحين نريد إقامة المهرجان مثلا ، علينا أن ندرك أن أدواته وشروطه المكانية والزمانية وثقافة المدن المحيطة والمحتضنة له وثقافة البلد والتقاليد والأعراف والتي تختلف إختلافا كبيرا بين مدينة وأخرى وبلد وآخر، فضلا عن الأنشطة الأخرى ، لهذا علينا أن نحدد مجموعة من النقاط الواجب مراعاتها لذلك ومنها: أولا: الغاية ثانيا: الإسم ثالثا: الجهات المستهدفة رابعا: الشعار خامسا: المكان سادسا: الزمان سابعا: مدة الإنعقاد ثامنا: المنهاج الإبتدائي تاسعا: اللجان عاشرا: المنهاج الأولي أحد عشر: المشاركين المحليين إثنا عشر: المشاركين العرب ثلاثة عشر: المشاركين الأجانب أربعة عشر: الجهات الراعية خمسة عشر: الجهات الداعمة ستة عشر: الجهات الحكومية سبعة عشر: الجهات الغير حكومية ثمانية عشر: الرأي العام تسعة عشر: الإستحضارات ومن بينها الإعلام والترويج والتسويق والسكن والنفقات والإيرادات عشرون: قبيل الشروع واحد وعشرون: المنهاج النهائي إثنان وعشرون : بدء وقت الشروع ثلاثة وعشرون: الإفتتاح أربعة وعشرون: فقرات اليوم خمسة وعشرون :الحالات الطارئة ستة وعشرون : الختام سبعة وعشرون: تحديد نقاط القوة ونقاط الضعف وكيفية المعالجة وإغتنام الفرص ثمانية وعشرون: النتائج