مفاتيح إدارة الوقت الأكثر أهمية

رغم أن هناك أدبيات كثيرة تتحدث عن إدارة الوقت، فإنه من المفيد أن ننظر إلى هذه المسألة على أنها أداة معاونة لتحقيق هدف ما (وهذا أهم ما في الأمر)، وليست إدارة الوقت هدفا في حد ذاته، فإن لم يكن لديك هدف ما فلا يمكن أن تنظم وقتك لتحققه، أرجو منك مطالعة استشارة: الخطة.. الجدولة.. بل الهدف أولا! .
وهذه الفكرة عن إدارة الوقت تتيح لك المرونة دوما لتغير طرق تنظيم الوقت لديك لتلائم طبيعتك الشخصية وأهدافك المحددة. فلا تتحول لآلة همها الأوحد الإنتاجية وملء كل دقيقة من الوقت بنشاط ما.. فليس هذا تنظيما للوقت بل ميكنة له وأنا شخصيا أكره ميكنة الإنسان وأرفضها كنهج تبدأ به حياتك.
لكني أتفق تماما مع تحديد هدف وتحديد الأشياء المهمة التي تود الوصول لها في الحياة ثم تخطط لذلك وتستفيد بوقتك الذي يمثل أحد أهم القوى لديك. هذا رأي شخصي ربما تتفق معي فيه أو تختلف.
وعموما.. هناك بعض الأشياء المهمة التي لا بد أن تهتم بها عند إدارتك لوقتك:
1- عش حياة متوازنة:
فالحياة تتكون من سبع مناطق حيوية: الصحية، الأسرية، المادية، العقلية، الاجتماعية، المهنية، الروحية. وهذا يعني ضرورة الاهتمام بكل هذه المناطق اهتماما متساويا كما وكيفا. وإهمال أي جانب منها حتما سيقضي على فكرة التوازن من أساسها. وسيقلل من نجاحاتك المتوازنة التي تعود عليك بالسعادة.
2- بالتالي حدد أهدافا لكل منطقة وليس منطقة واحدة.
3- عليك أن تعرف سرعتك..
أي تعرف فعليا الوقت الذي يتطلبه أداء نشاط معين، وذلك حتى يمكنك أن تخطط فعليا لأنشطتك المستقبلية.
لذا عليك أن تراقب مضيعات الوقت لديك (سواء أنشطة غير مفيدة لا توصل لهدفك المحدد كالمحادثات التليفونية، تلبية دعوة في غير وقتها...، وسواء أفكار مثبطة أو مشاعر غير دافعة لك كالتسويف، عدم الحب لنشاط ما، ملل...).
هذه المراقبة تتم ببساطة بأن تكتب لمدة بضعة أيام كل ما يمر بك من نشاطات مع تسجيل الوقت لبداية ونهاية كل نشاط، فتعرف بذلك مضيعات وقتك، وكذلك تتعرف الوقت الفعلي الذي يستغرقه منك عمليا نشاط ما.
4- كذلك لا بد أن تتدرب على تقسيم أي مهمة لأجزاء ويمكنك تحديد هذه الأجزاء بدقة،
أي أن تعرف ما الذي يتضمنه أداء مهمة ما: مثلا إذا كنت تخطط لاستذكار وحدة من الوحدات: لا بد أن تدون أن انتهاءك منها يعني: قراءة الوحدة، أخذ ملاحظات، عمل ملخص، قراءة ملخص، إجابة الأسئلة من 1-7 من الكتاب المعين... وكلما كنت أكثر دقة وتحديدا كانت خريطتك واضحة لتصل بسهولة أكثر إلى هدفك. (سجل الكتاب الذي ستستذكر منه كل جزئية، الوقت المتوقع لإنجاز المهمة، الوقت الفعلي الذي استغرقته، العوائق، المحفزات...).
كذلك من مزايا هذا التحديد الشعور بالإنجاز حيث تشعر بأنك دوما في اتجاه هدفك، وتظل عيناك عالقة بما انتهيت فعليا منه، وما تعمل على إنهائه.. كذلك يسهل عليك ذلك أن تتغلب على حيرتك في النشاط التالي الذي عليك القيام به، كذلك يمكنك هذا التحديد من التقاط أي عمل يمكنك أن تقوم به في أوقات تعتبرها من الوقت الضائع كوقت انتظار، كوقت انتقال بين مكانين خاصة أنك تعرف تحديدا ما عليك من مهام، وتعرف الوقت الفعلي الذي يستغرقه أداء هذه المهمة.
5- ثم يجيء من بعد ذلك أن تسجل قائمة طويلة بالأشياء التي عليك الانتهاء منها بالتفصيل الذي ذكرته لك.
فمثلا: دون كل المهام: كمهمة أساسية والمهام القصيرة التي تتضمنها. وحاول أن تسجل بجانب كل مهمة الوقت التقريبي الذي يمكن أن تستغرقه (واختبر هذا الوقت مرة بعد مرة).
6- راقب وسجل:
ابق واعيا بالفرق بين أدائك في كل مرة، أي أن تعرف لماذا أديت نفس المهمة سريعا مرة وأبطأ مرة أخرى: هل هناك شعور ما معوق؟ هل هناك فكرة أخرى تشغلك؟ هل الحالة المعنوية؟ هل...) المهم أن تراقب دوما نفسك وتعرف أفضل حالاتك، ومسببات ذلك، لتعرف كيف تصل بنفسك إلى هذه الحالة المثلى.
ربما كانت أهم الأشياء المساعدة لك في إدارة ذاتك أولا ثم وقتك: أن تعرف نفسك جيدا، ما أفضل الأوقات التي أعمل فيها بنشاط؟ ما الأشياء التي تحفزني؟ ما الأشياء التي تحبطني؟ ما أفضل مكان أعمل فيه؟ ما أفضل الأصوات التي أحب سماعها وقت عملي؟ ما الذي أقوله لنفسي لأحفزها؟ ما الشيء الذي لو تخيلته يثير حماستي؟ من أفضل شخص يمكنني أن أسأله المساعدة في... (حدد)...؟
7- خطط يوميا حسب الأولوية. خذ وقتا يوميا كل ليلة لتستفد من اليوم القادم.
سجل قائمة بكل ما لديك لتفعله، ثم اختر أي الأشياء ذات الأولوية لتفعله في يومك التالي. بدون تخطيط لليوم من الممكن جدا أن ترتبك، تحتار ويصرف انتباهك للعديد من الأشياء غير النافعة.
(فإن لم يكن لدينا ما نفعله فسنفعل ما لدينا).
وربما هذا هو لب فكرة أن تعمل بذكاء وليس بقوة WORK SMARTER NOT HARDER، وهذا سيزيد من إنجاز أي فرد، وسيعني أن تعمل الأشياء الأهم في أوقات أقل.
8- تجنب التسويف والتأجيل:
أكثر الخطط فعالية هي ما تتضمن فقط ما عليك أن تفعل، وأن تظل تعمل عليه حتى تنتهي منه، ولا تسوف أو تؤجل ذلك العمل.
9- اعمل على شيء واحد أمامك،
وهو ما يعني ألا تدع الأشياء الأخرى تربكك وتلهيك عن الشيء المحدد الذي تقوم بإنجازه. دع بقية الأشياء بعيدا عن ذهنك، بعيدا عن مجال رؤيتك.
إذا فعلت ما عليك فقط فستجد لديك العديد من الأعمال المنجزة، بما يعني إنتاجية عالية وإنجازا عاليا، وهو ما يدفعك لمزيد من الدافعية، وبالتالي المزيد من الإنجاز، وهكذا تدور الدائرة.
10- استثمر وقتك في تعلم كيف تؤدي الأعمال بكفاءة وفعالية.
حدد دوما موضوعات للتنمية الشخصية، واعمل على تحقيق ذلك.
11- لا تخطط لكل دقيقة من وقتك، لكن فقط حدد الأشياء المهمة التي عليك إنجازها،
واعرف -بعد ملاحظتك- كم تنفق من الوقت لأداء كل عمل، لتعرف ما الذي يمكن أن يستوعبه يومك فعليا، واترك مسافات بينية مناسبة بين كل نشاط وآخر.
12- تخيل هدفك دوما بعد تحقيقه،
استعمل كل حواسك في ذلك.. حاول أن ترى نفسك وقت تحقيقه، حاول أن ترى آثاره وأن ترى ما حولك في هذه اللحظة، حاول أن تستمع إلى الأصوات المتواجدة في بيئة تنفيذ الحلم: أصوات التهاني، أصوات أشخاص تحبهم.. ماذا يقولون لك، تحسس الحلم، حاول أن تستخدم كل حواسك.. احلم به مجسدا.. وتخيله دوما أثناء رحلتك.. إذا ما استطعت أن ترى حلمك فحتما سيصبح حقيقة!
13- بعد المراقبة والمعرفة والتخطيط يجيء العمل بهمة وحماس على ما قررت عمله..
استعن بالله ولا تعجز.. قم فورا لتحقق ما تحلم به!.