بهدف تسهيل عملية إدارة المستندات في ظل تضخم حجم المعلومات كشفت شركة زيروكس مصر المتخصصة في مجال تطوير تكنولوجيا الطباعة عن فئة جديدة من الماسحات الضوئية حيث تتوافر الماسحات الضوئية الجديدة في ثلاث فئات" الماسحات المسطحة، وأخري بها وحدات تغذية المستندات، والماسحات الضوئية بحجم A3. وزودت بقدر كبير من السرعة والكفاءة والإنتاجية العالية حيث تتراوح سرعات المسح الضوئي في الطرازات المختلفة للماسحات ما بين 10 صور إلي 100 صورة في الدقيقة بعمق لوني يصل إلي 48 بت، مما يسمح بنطاق وتدرج واسع للألوان بمستوياتها المختلفة. تتميز ماسحات A3/A4 بكفاءتها العالية في مسح وتخزين وأرشفة مختلف أنواع المستندات. وتتضمن الماسحات الضوئية حزمة مدمجة من البرمجيات التي تمنح المستخدم مزيدا من التحكم. فبرنامج PaperPort Deluxe من إنتاج شركة ScanSoft، هو أحد أفضل برامج وتطبيقات إدارة الصور والمستندات ويمكن المستخدمين من إرسال المستندات والصور الممسوحة ضوئيا إلي العديد من الأجهزة والبرامج. وأداة TextBridge OCR أيضاً من شركة ScanSoft هي أداة ضخمة توفر قدرا هائلا من الوقت، فمن خلال برنامج TextBridge يمكن تحويل المستند النصي الممسوح ضوئيا علي الفور إلي برنامج Wordحيث يمكن استخدام النص كما هو أو تعديله. كما يعمل برنامج PaperPort مع الماسحات الضوئية والأجهزة متعددة الوظائف والناسخات الرقمية المتصلة بالشبكة لتحويل المستندات الورقية إلي مستندات رقمية. ويقدم البرنامج نظاما للأرشفة سهل الاستعمال يستخدم لتنظيم واستخدام واسترجاع المستندات الممسوحة ضوئيا بما في ذلك ملفات Word والجداول الإلكترونية وملفات PDF بل والصور الرقمية أيضا. وتضمن أدوات تحسين الماسحات الضوئية من شركة PaperPort جودة ونقاء المستندات الرقمية الممسوحة ضوئيا، أما أدوات التعليق والتوضيح فتتيح للمستخدم إضافة الملاحظات والتظليل اللوني لأي صورة ممسوحة ضوئيا. كذلك يتيح برنامج Kofax VRS الاختياري الحفاظ علي أفضل جودة ممكنة للصور عند نقطة الالتقاط، وهو أمر مهم للغاية لأن جودة الصور تؤثر بشكل كبير علي نجاح استخراج البيانات والتعرف عليها واسترجاعها من المستندات الممسوحة. كما يقلل البرنامج من الوقت المطلوب للإعداد اليدوي للمستندات ويعمل علي تحسين جودة الصور الممسوحة ضوئيا.