قرار أرشفة ملفات المحامين إلكترونيًا.. استكمال لمسيرة الميكنة النقابية

أصدر نقيب المحامين، عبدالحليم علام، رئيس اتحاد المحامين العرب، توجيهاته بحفظ وأرشفة جميع ملفات السادة المحامين الخاصة بالقيد في جداول النقابة العامة عن طريق الماسح الضوئي، وذلك لجميع الملفات القديمة والحديثة، منذ قيد المحامي أول مرة، وما يقدمه لاحقًا من مستندات عند تعديل القيد؛ حفاظًا عليها من التعرض للتلف أو العبث.
وكان للقرار صدى إيجابي لدى جموع المحامين، وذلك لما للأرشفة من فوائد ومزايا عدة، حيث توفر على المحامي الوقت والمجهود، وتمكن النقابة من سرعة استدعاء الملفات وقت الحاجة إليها.
ففي ظل تزايد أعداد المحامين المستمر في السنوات الأخيرة، حيث بلغت ملفات القيد إلى ما يقارب 720 ألف ملف، وتوسع حجم أعمال النقابة العامة، وما يتبعها من أعمال النقابات الفرعية، والتي تصل ل 36 نقابة فرعية على مستوى الجمهورية، كانت الضرورة الملحة بأرشفة ملفات السادة المحامين حفاظاَ عليها من الفقدان، أو التلف الناتج من الحوادث الطارئة، أو من تأثير مرور الزمن عليها، أو مما يحدث من سلبيات في طريقة حفظها الحالية.
وعقب معاينة النقيب العام لمخازن الملفات التي أصابها التلف منذ سنوات، وحرصًا من سيادته على الأوراق والمستندات الخاصة بالسادة المحامين؛ أصدر قراراً بإنشاء لجنة لجمع الملفات منذ بداية عمل النقابة، وما يستجد من مستندات ومسحها ضوئيًا، وأرشفتها إلكترونيًا.
وسبيل تحقيق المشروع بجودة عالية وسرعة كبيرة التقى عبدالحليم علام نقيب المحامين، رئيس اتحاد المحامين العرب، مندوبي مركز الأهرام للتنظيم وتكنولوجيا المعلومات، بمقر النقابة العامة، وذلك للتنسيق ووضع آلية لمشروع أرشفة ملفات الأعضاء، وذلك بحضور محمد الكسار ومحمد راضي مسعود أعضاء مجلس النقابة العامة.
وأكد عبدالحليم علام أن النقابة العامة للمحامين تولي أهمية كبيرة لمشروع أرشفة ملفات السادة المحامين لما له من مميزات كثيرة، خاصة في ظل تطبيق النقابة لنهج التحول الرقمي في تأدية كافة الخدمات للأعضاء .
وخلال اللقاء عرض ممثلي مركز الأهرام على نقيب المحامين تجربة عملية لأرشفة الملفات، وطريقة البحث عن الملفات داخل المنظومة، بالطريقة التي حددتها النقابة.
ونعرض في الآتي المميزات والفوائد الناتجة من هذا المشروع الكبير الذي تأخر لسنوات، ويتحقق في عهد الأستاذ عبد الحليم علام، والذي يأتي ضمن خطته في التحول الرقمي لكافة أعمال النقابة.
توفير الوقت والجهد وتقليل المساحات التخزينية:
يحقق مشروع الأرشفة العديد من الأهداف، فهو يعمل على توفير الوقت والجهد وتقليل المساحات التخزينية في المخازن فمن أهم ميزات الأرشفة الإلكترونية أنَّها ألغت الحاجة إلى وجود مساحات تخزينية خاصة بحفظ المستندات، واستبدالها بوحدة تخزينية أصغر من حجم الكف لاستيعاب ما لا تستطيع المخازن استيعابها.
توفير الأموال:
إخلاء المخازن التي كانت تشغلها المستندات يعمل على توفير أماكن للنقابة؛ لاستخدامها في تخزين أغراض أخرى دون تكبد النقابة إيجارات أماكن جديدة.
السرعة والمرونة والدقة:
يوفر مشروع الأرشفة السرعة والمرونة في إنجاز الخدمة للمحامي ومساعدته في جمع مستنداته بدقة خاصة عند إحالته للمعاش لحساب عدد سنوات اشتغاله، وكذلك عدم مطالبة الورثة بأية مستندات، كما ينتج عن الأرشفة مراجعة المستندات، والتحقق من صحتها.
سهولة استرجاع الوثائق والتعديل عليها:
الأرشفة الإلكترونية للمستندات تسهل عملية التعديل سواء من الإضافة، أو الحذف وبالطبع سهولة الاطلاع عليها، دون الحاجة للبحث في آلاف الأوراق كما كان في السابق، وكذلك استرجاع أي ملف وإمداد المحامي بصورة رسمية منه في أسرع وقت.
التأمين ضد الحوادث المفاجئة وتأثير الزمن:
من أهم مميزات الأرشفة هو حماية وتأمين المستندات ضد الحوادث الطبيعية، أو المفاجئة التي قد تتعرض للمخازن من حريق أو غرق، أو الفقدان، وبالطبع حمايتها من تأثير مرور الزمن عليها.