مع صبيحة كل يوم يتواجد 20 فرداً من فريق جمعية الكشافة العربية السعودية في ساحات المهرجان يعملون على فترتين صباحية ومسائية. من أجل تقديم أفضل الخدمات للباعة والمتسوقين فى مجالات عدة منها مساعدة كبار السن في التحميل، وتوجيه العائلات إلى أماكن المزاد وتسهيل أمورهم ومساعدتهم وتوجيههم في السوق، بالإضافة إلى مساعدتهم لذوي الاحتياجات الخاصة إلى جانب استقبال البضائع المُبيعة من الدلال مروراً بالساحة حتى تسليمها إلى المستهلك من خلال فاتورة إيصال لمنع حدوث أي خلل أو إرباك نظراً لكثرة المعروض في الساحة. بالإضافة إلى حراستهم للتمور، وتنظيم سير السيارات داخل الساحات وفي المواقف الخارجية .. ويضم فريق الكشافة تحت اشراف القائد الكشفي يوسف بن علي الوهيبي الى جانب فريق الكشافة عبدالله فيروز الفيروز وفيصل حصين الموسى وصالح سليمان الشحيتان وعبدالله فهد العسيمي وخالد سليمان الدبيان وعبدالسلام علي السعيد وصالح منصور الشعلان وعبدالعزيز حمد الجطيلي وعبدالعزيز سليمان البكر وسليمان صالح الخراز وعاصم محمد العصيل وعلاء عبدالعزيز الميني وعبدالرحمن صالح العبيد وعبدالله حمد الجخيدب.