قواعد كتابة المراسلات الدبلوماسية

تعتبر المراسلات الدبلوماسية أداة للتواصل بين أطراف عديدة لها علاقة بالوظيفة الدبلوماسية. وقد تكون هذه المراسلات داخلية او خارجية.. وهذا التقسيم لا علاقة له بالجغرافيا.
فالمراسلات الداخلية تكون بين أجهزة صنع وتنفيذ السياسة الخارجية للدولة بما فى ذلك المراسلات الصادرة والواردة بين وزارة الخارجية وفروعها بالخارج ممثلة فى السفارات والقنصليات والبعثات الدبلوماسية التابعة لها.وتشمل هذه المراسلات الخطابات الرسمية والتوجيهات والتقارير والمذكرات والبرقيات التى يتم ارسالها بوسائل مختلفة حسب درجة سريتها.
أما المراسلات الخارجية فهى التى تتم بين الدولة ممثلة فى وزارة الخارجية والسفارات والبعثات الدبلوماسية فى الخارج، وغيرها من الدول والمنظمات الدولية وذلك من خلال سفاراتها وبعثاتها فى مصر، أو من خلال المراسلات التى توجه الى وزارة الخارجية وسلطات الدولة أو المنظمة الدولية . ويكون ذلك فى شكل مستندات رسمية وخطابات ورسائل بين المسئولين ومذكرات وغير ذلك. ومهما كان مضمون هذه المراسلات فإنها من حيث الشكل تخضع لقواعد مراسمية محددة،انطلاقاً من حقيقة أن الوظيفة الدبلوماسية تتساوى فيها أهمية الشكل مع أهمية المضمون.
وأول قواعد كتابة المحررات الدبلوماسية - خصوصاً الخارجية منها - هو اللغة الدبلوماسية التى أصبح لها مفردات تتسم بالعذوبة والمجاملة والحرص على شعور الغير واحترام كرامته.
كما يجب أن تكون هذه اللغة مفهومة، والمفردات لها نفس المعنى في مختلف الثقافات.. ورغم ذلك، فهناك تعبيرات دبلوماسية اصبح متعارفا على مدلولها على الرغم من انها قد لاتفهم كذلك من قبل الافراد العاديين خارج السياق الدبلوماسى وذلك بسبب التلطيف الشكلى الذى تفرضه اللغة الدبلوماسية ..فعبارة مثل: (ان حكومة مصر «مثلا» ترى انها قد تكون مضطرة لاعادة النظر فى موقفها) هذه العبارة التى تبدو وكأنها عتاب رقيق تعد بمثابة تهديد، وقد تعنى فى العرف الدبلوماسى ان موقفا ما او اتفاقية ما قد تلغى اذا لم يتم تدارك الأمر.
وبالمثل فان عبارة: (ان حكومة مصر «مثلا» ترى ان ماقامت به حكومتكم هو عمل غير ودى) هذه العبارة البسيطة قد تعنى ان طرفا يرى تصرف الطرف الآخر يقترب من العمل العدائى او عمل من اعمال الحرب ويستلزم ردا على المستوى نفسه. كما يجب أن تتسم الرسالة باكتمال البيانات وتدقيق الحقائق والاسماء والألقاب وعدم المبالغة فى البلاغة اللفظية وأن يتم تبويبها اذا كانت طويلة.
أما من حيث الشكل فيجب أن تكون الطباعة أنيقة وعالية الجودة والفواصل بين الكلمات والسطور كافية.ويجب وضع درجة السرية بوضوح على الوثيقة، حيث تبدأ درجات السرية من خاص أو محظور، ثم محدود التداول، ثم سري، ثم سرى جداً، ثم سرى للغاية.
وطبقاً لدرجة السرية يتم استخدام وسيلة الإرسال؛ عادية أم مشفرة أم فى الحقيبة الدبلوماسية أم تسلم باليد شخصياً.
كما يراعى فى المراسلات الخارجية كتابة اسم الشخص ومنصبه ثم عبارات الاحترام والتحية التي أصبحت معتادة ومألوفة وتكرر فى بداية الخطابات ونهايتها.. وهناك امثلة على مفردات المجاملة؛ كأن تبدأ الرسالة او الخطاب بعبارة: «تهدى سفارة جمهورية مصر العربية اطيب تحياتها الى وزارة خارجية دولة.... مثلا.
وتختتم بعبارة «وتنتهز سفارة جمهورية مصر العربية هذه الفرصة لكى تجدد الاعراب عن تقديرها لوزارتكم الموقرة» او «لكى تعرب عن فائق احترامها». ويجب توقيع الخطابات حسب أنواعها إما بالأحرف الأولى أو توقيع كامل بالاسم والوظيفة. واخيرا يجب ختام الرسالة وتأكيد التاريخ ومنحها رقم قيد داخلها او على المظروف الخارجى لسهولة الرد والاشارة اليها بعد ذلك.