10 أسباب تجعلك تستخدم (وثق) لأرشفة وحفظ

سبق وأن تناولنا شيئاُ من مميزات برنامج وثق للأرشفة الالكترونية في مقالة سابقة بعنوان “برنامج وثق: الأرشفة الإلكترونية. بمفهومها الجديد“. وفي هذه المقالة نتساءل ونجيب عن التساؤل التالي:
ما الذي يدعوك لاستخدام برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية؟ وضعنا لكم أهم عشرة أسباب تجعلك تستخدم وثق لأرشفة وحفظ مستنداتك ووثائقك.
1. توفر نسخة مجانية:
يتوفر من برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية نسخة مجانية بخواص محدودة ، لا يترتب عليك دفع أي مقابل مالي للحصول على نسختك المجانية من البرنامج ، تستطيع تحميل النسخة وتركيبها على جهازك أو على استضافتك بكل يسر وسهولة مع توفر دليل التركيب الذي تستطيع الحصول عليه مجاناً أيضاً ، كما تستطيع أن تقوم بعمل ترقية إصدارتك المجانية للإصدارات المدفوعة في أي وقت عندما تحتاج إلى مميزات النسخة المدفوعة .
2. برنامج مفتوح المصدر قابل للتطوير والتعديل:
برنامج وثق مفتوح المصدر OPEN SOURCE ، وهذا يوفر ميزة إضافية حصرية في البرنامج مقارنة بالبرامج الأخرى المشفرة، وبالتالي فعند رغبتك في إجراء تعديل على البرنامج ، أو إضافة ميزة تتواءم مع أعمالك، فأنت لست بحاجة للرجوع للشركة التي قامت بإنتاج البرنامج لعمل التعديل عليه، بل تستطيع من خلال أي شركة برمجة أخرى عمل التعديلات التي تريدها، وهذا يجعلك حراً في الخروج من دائرة الاحتكار الشائعة بين شركات البرمجة العربية المنتجة للبرامج.
3. الدخول على البرنامج من أي مكان في العالم:
من مميزات برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية إمكانية الدخول عليه من أي مكان في العالم يتوفر فيه إنترنت ، هذه الميزة لمن يستخدمون البرنامج على الإنترنت (استضافة- سيرفر أون لاين) ، وبهذه الطريقة لن تحتاج إلى الرجوع إلى سكرتيرك أو مدير مكتبك عندما تكون مسافراً لطلب صورة لأحد الوثائق أو العقود ، ولن تحتاج إلى أن تركب سيارتك وتذهب إلى مكتبك ويضيع وقتك في الطريق حتى تحصل على الورقة المطلوبة، ستكون مستنداتك ووثائق على بعد (ضغطة زر) من أقرب جهاز كمبيوتر لديك، وستوفر أوقاتاً كثيرة، وستزيد من فعاليتك وإنتاجيتك .
4. عدد لا نهائي من المستخدمين مع التحكم في الصلاحيات:
يخدم برنامج وثق أرشفة الوثائق للأفراد وللشركات الكبرى والمؤسسات الحكومية، ويتيح البرنامج في نسخته المدفوعة إضافة عدد لا نهائي من المستخدمين مع التحكم في صلاحيات كل مستخدم ، وبذلك يمكنك التحكم بشكل كامل في وضع مجلدات سرية يطلع عليها عدد معين من الموظفين بينما يحجب عنها الآخرون، وهذا بلا أدنى شك يجعل إدارة عملية الأرشفة واسترجاع الملفات والوثائق في منتهى السهولة .
5. ترقيم تلقائي صادر ووارد وطباعة باركود:
أي معاملة صادرة أو واردة أو مؤرشفة يقوم البرنامج بعمل ترقيم تلقائي لها، ويتيح البرنامج أيضاً وضع رقم إضافي حر بواسطة المستخدم يحتوي أرقاماً وحروفاً أو أرقاماً فقط أو حروفاً فقط ، وأبعد من ذلك يمكن طباعة باركود للمعاملة ووضعها على الخطابات الصادرة أو الواردة .
6. أرشفة أي نوع من الملفات:
لا قيود على صيغ الملفات المؤرشفة في برنامج وثق، تستطيع أرشفة أي نوع من الملفات سواء ملفات وثائق أو مستندات أو ملفات صور أو فيديو أو حتى برامج وملفات تنفيذية.
7. الإحالات والإخطارات:
مع ضغوط العمل وكثرة المعاملات يتيح لك برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية بعد أرشفة أي ملف أن تقوم بعمل إحالة للملف إلى مستخدم آخر / موظف آخر ، مع إمكانية تحديد موعد اقصى للرد على الاحالة من طرف المستلم و إشعار الموظف بإحالة المعاملة سواء برسالة SMS على جواله ، أو برسالة بريد إلكتروني، أو بكلا الأمرين.
8. الدخول على البرنامج من أجهزة الحاسب الآلي والجوالات الذكية والأجهزة اللوحية:
لست ملزماً بنظام معين أو جهاز معين للدخول على برنامج وثق للاستعلام عن ملفاتك أو استعادتها، البرنامج يمكن الدخول عليه من أي جهاز حاسب آلي بأي نظام سواء نظام WINDOWS أو نظام OSX ماكنتوش، أو نظام LINUX، كذلك يمكن الدخول عليه من أجهزة الهواتف الذكية أندرويد أو آيفون، أيضاً من خلال الأجهزة اللوحية.
9. لا يحتاج إلى تركيب البرنامج على جميع أجهزة المستخدمين:
فقط يتم تنصيب البرنامج على السيرفر ويقوم المستخدمون بالدخول الى النظام بسهولة عن طريق فتح مستعرض انترنت والدخول الى رابط البرنامج ووضع اسم المستخدم وكلمة المرور وبذلك تتفادى مشكلة توقف العمل عند تعرض جهاز المستخدم إلى خلل أو عطل.
10. النسخ الاحتياطي:
لن تقلق على ملفاتك المؤرشفة من الضياع، برنامج وثق يتيح لك عمل جدولة للنسخ الاحتياطي للبيانات وبذلك يكون من السهل الرجوع الى النسخة الاحتياطية في أي وقت في حال حدث أي ضرر في البرنامج لا قدر الله.
هناك الكثير والكثير من الأمور التي تدفعك لأن تستخدم برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية في تطوير إنتاجيتك وتوفير وقتك وزيادة فعاليتك في أعمالك ، حاول أن تكتشف المزيد بنفسك ، يمكنك اتخاذ قرارك الآن وتحميل نسختك المجانية من وثق.