كيف تنظم وقتك في العمل؟

"أمامي عمل كثير اليوم.. كيف سأنجزه؟.. هل سيكفي الوقت؟.. سأبدأ بهذا الملف.. لا بل بهذا..، وإن لم يكف الوقت سأعمل في الاستراحة.. أشعر إنه سيكون يوم ثقيييييل ومتعب..".
كثيرون يحدثون أنفسهم بتلك الكلمات والأسئلة في بداية ساعات العمل، والتي قد يشعرون أنها لن تكفي للانتهاء من أعمالهم المكلفون بها، والنتيجة مزيد من التوتر، والرغبة في الانتهاء من العمل سريعا، وهو ما تكون نتيجته الوقوع في الخطأ..
يؤكد خبراء الإدارة والتنمية البشرية أن الإنجاز والنجاح في العمل يكون نتيجة لمجموعة من العوامل والشروط التي يجب أن تتوفر فينا, مثل الاجتهاد, والإخلاص, ومهارات العمل المختلفة, ومن أهم هذه المهارات، القدرة على تنظيم وقت العمل، للحصول على أكبر قدر من الإنتاجية خلال وقت محدد، ولكن بعضنا قد يجد صعوبة في هذا..
** هذه بعض النصائح التي قد يساعدك تطبيقها في الحصول على أفضل استغلال لوقت العمل:
منحنى المهام والعمل:
عند تقسيم المهام وتوزيعها على مدار وقت العمل؛ فعليك مراعاة أن "إمكانية العمل لديك والإنتاجية تتأثر بأوقات النهار المختلفة".. كيف ذلك؟
فمثلا في أول أوقات العمل قد يكون عدم جاهزيتك النفسية والبدنية سببا في تراجع الإنتاجية لديك, وكذلك في آخر النهار قد يكون التعب قد تمكن منك.., لذلك احرص على تنسيق وقتك على هذا الأساس، فضع العمل السهل والقليل في بداية اليوم، ثم ارفع نسبة العمل والصعوبة خلال منتصف اليوم لتصل إلى الذروة, ثم دع هذه النسب تعود للتراجع في نهاية اليوم.
كتابة ورقة بالأعمال:
كتابة الأعمال الواجب أداؤها خلال اليوم, وتوزيعها على وقت العمل (بطريقة تناسب منحنى العمل الذي تحدثنا عنه), هي نقاط أساسية في الحصول على تنظيم مناسب للوقت.
فيمكنك كتابة ورقة صغيرة في أول اليوم بالمهام المكلف بها مرتبة بأولويات العمل، ثم لصقها أمامك على المكتب أو على إطار شاشة الكمبيوتر, ومع الانتهاء من كل واحدة يمكنك شطبها، فهذا يعطيك شعورا داخليا بأنك تنجز مهمة وراء أخرى، ويقلل من حجم التوتر والضغوط التي قد تشعر بها من كثرة مهام العمل.
قسًم العمل إلى مراحل:
التخطيط على مستوى مدة زمنية قصيرة، قد يضعف تصورك العام للوقت اللازم لإنهاء مشروع ما فالأحرى بك أن تقوم بتقسيم كامل للمشروع على المدة المتوقعة له من الأكبر إلى الأقل أي من الأشهر إلى الأسابيع ثم الأيام حتى تصل في النهاية إلى برنامج يومي تعده في بداية كل يوم.
وقت الاستراحة:
يرى البعض أن استغلال الوقت المخصص للاستراحة أو العطلة الأسبوعية هو طريقة جيدة لإيجاد وقت إضافي للعمل، مما سيجعل كمية الإنتاج أكبر وبالتالي زيادة الحافز المادي..
لكن هذا مفهوم خاطئ, فنحن بحاجة إلى هذا الوقت لكي نرتاح فيه من أجل أن نعود للعمل بطاقة مضاعفة وهذا ما يحسن الإنتاج فعلا، بينما استمرار العمل بدون استراحة يخفض مستوى إنتاجيتك في أخر ساعات العمل، وبالتالي هناك فرصة للوقوع في الخطأ، الذي قد يترتب علية الجزاء وليس الثواب.
هل سيكفي الوقت؟
نضيع الكثير من الوقت في التفكير والقلق فيما إذا كان سيكفي هذا الوقت لإنهاء عمل ما, مما يجعلنا مشتتين, وغير قادرين على العمل بكل قوانا الذهنية الكاملة, وهذا يعني وقوع أخطاء قد يكلفنا تصحيحها وقتا إضافيا، وحتى لو لم تقع مثل هذه الأخطاء، فستكون إنتاجينا أقل بكثير عما لو كنا نعمل بكامل تركيزنا.
تنظيم ملفاتك وأدوات العمل:
الترتيب المسبق لملفات العمل وأدواته, ووضعها بطريقة يسهل عليك الوصول إليها بسرعة عند الحاجة إليها, يختصر وقتا طويلا قد تقضيه في البحث عنها, وإعدادها, وربما تحتاج هذه العملية لبعض الدقائق في بداية النهار, والتي يظنها البعض إضاعة للوقت، في حال أن الواقع يقول أن هذه الدقائق ستوفر عليك وقتا أطول خلال اليوم.
مكافأة نفسك:
مكافأة نفسك عند الحصول على نتيجة مرضية في نهاية اليوم بأي شكل من الأشكال، سبب مهم لاستمرارك بالترتيب والتنظيم الذي جنيت ثماره.