أصدرت الهيئة الوطنية للانتخابات، قرارها رقم 16 لسنة 2025 بشأن قواعد وإجراءات تصويت المصريين المتواجدين خارج مصر في انتخابات مجلس الشيوخ 2025. ونصت المادة الأولى من القرار على: "لكل مصري يوجد خارج مصر في اليوم الذي تجرى فيه انتخابات مجلس الشيوخ بالخارج، الحق في الإدلاء بصوته في الانتخاب، متى كان اسمه مقيدًا بقاعدة بيانات الناخبين، ويحمل بطاقة رقم قومي أو جواز سفر ساري الصلاحية متضمنًا الرقم القومى". "المادة الثانية": يكون التصويت عن طريق الاقتراع السرى العام المباشر، وعلى كل ناخب أن يباشر بنفسه هذا الحق، ولا يقبل في إثبات شخصية الناخب سوى بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر الساري المتضمن الرقم القومي. "المادة الثالثة": يكون الإدلاء بالصوت بمقر القنصلية، أو البعثة الدبلوماسية، أو أي من المقار التي يصدر بتحديدها قرار من الهيئة الوطنية للانتخابات بناء على ترشيح وزارة الخارجية. "المادة الرابعة": تشكل اللجان المشرفة على أعمال الاقتراع والفرز والحصر العددي للأصوات، من عدد كاف من أعضاء السلك الدبلوماسي والقنصلي، ويعاونهم أمين أصلي أو أكثر من العاملين بوزارة الخارجية. الذي يصدر بهم قرارا من الهيئة الوطنية للانتخابات. "المادة الخامسة": يبدء الاقتراع بالخارج من الساعة التاسعة صباحًا، وحتى الساعة التاسعة مساءً وفقا لتوقيت الدولة التي يجري فيها الاقتراع، على النحو المبين بقرار الهيئة الوطنية للانتخابات بشأن الجدول الزمني لانتخابات مجلس الشيوخ، على أن يتخلله ساعة راحة يحددها رئيس اللجنة، بما لا يخل بضمان حسن سير العملية الانتخابية، وإذا وجد ناخبون في جمعية الانتخاب- عند انتهاء الميعاد- لم يدلوا بأصواتهم يحرر رئيس اللجنة كشفا بأسمائهم، وتستمر عملية الانتخاب حتى الانتهاء من إبداء آرائهم. "المادة السادسة": لكل مرشح حق تقديم طلب تعيين من يمثله في كل لجنة انتخابية بالخارج، ويشترط أن يكون من المقيدين بقاعدة بيانات الناخبين، ولا يلزم بشأنه الإقامة في البلد الواقع بها مقر البعثة الدبلوماسية، ويبلغ المرشح الهيئة الوطنية للانتخابات قبل يومين على الأقل من اليوم المحدد للاقتراع بالخارج بأسماء ممثليه، واللجان الانتخابية التي يطلب تعيينهم فيها. وتخطر الهيئة الوطنية للانتخابات وزارة الخارجية بأسماء الممثلين، واللجان الانتخابية المعينين فيها لإبلاغ البعثات المعنية بها، وتبدأ عملية الاقتراع في اللجان الفرعية بالخارج في الميعاد المحدد، ولو لم يحضر من يمثل المرشحين. "المادة السابعة": تحرر كل لجنة محضرًا وفق النموذج المعد من الهيئة الوطنية للانتخابات؛ تثبت فيه جميع الإجراءات التي تتبعها اللجنة منذ بداية الاقتراع حتى نهايته، ويوقع المحضر من رئيس اللجنة وأمينها ويحرر أمين اللجنة كشفا يدون فيه اسم كل ناخب يدلي بصوته، والرقم القومي الثابت ببطاقته أو بجواز سفره الساري، ودائرته الانتخابية، وذلك بعد التأكد من قيده بقاعدة بيانات الناخبين. "المادة الثامنة": يتأكد رئيس اللجنة من شخصية كل ناخب ويسلمه بطاقتي الاقتراع الخاصتين بالنظام الفردي ونظام القوائم بعد طباعتهما وفقا للدائرة الانتخابية لموطنه الانتخابي الثابت بقاعدة بيانات الناخبين ممهورتين بخاتم البعثة أو توقيع رئيس اللجنة على ظهرهما - حسب الأحوال، وتاريخ الانتخاب، وينتحى الناخب جانبا من الجوانب المخصصة لإبداء الرأي بسرية في قاعة الانتخاب، وبعد أن يثبت رأيه في البطاقتين، يضع كل منهما مطوية في الصندوق المخصص لنظام الاقتراع الخاص بها، ويوقع قرين اسمه بخطه أو ببصمة إبهامه في كشف الناخبين المشار إليه بالمادة السابقة، كما يوقع أمين اللجنة في الخانة المخصصة له. فإذا كان الناخب من ذوي الاحتياجات الخاصة، على نحو يمنعه من أن يثبت رأيه بنفسه في البطاقتين المشار إليهما، فله أن يبديه على انفراد لرئيس اللجنة الذي يثبته في البطاقتين، ويثبت رئيس اللجنة حضوره في كشف الناخبين، وتستكمل الإجراءات. ويقوم رئيس اللجنة بالتأكد من شخصية المرأة المنتقبة، وله أن يكلف بذلك إحدى السيدات أعضاء اللجنة، وفي حالة رفض الناخبة المنتقبة بذلك، لا يسمح لها بالإدلاء بصوتها، ويثبت ذلك بمحضر إجراءات اللجنة. "المادة التاسعة": يجرى الانتخاب على مدى يومين، وفي نهاية اليوم الأول يعلن رئيس اللجنة ختام هذه العملية، بحضور من حضر من ممثلي المرشحين، ويغلق الصناديق التي تضم أوراق الاقتراع بصورة مؤمنة، ويحرر محضرًا، يثبت به عدد الناخبين الذين أدلوا بأصواتهم، ويحفظ المحضر وبطاقات إبداء الرأي المتبقية وكافة أوراق اللجنة في مظروف أو أكثر، بصورة مؤمنة، ويتم التحفظ على الصناديق وأوراق الانتخاب بمقر اللجنة، على أن يعلق المقر بصورة مؤمنة. وتبدأ اللجنة عملها في اليوم الثاني بالتحقق من سلامة مقر اللجنة، وصناديق الاقتراع، والمظاريف التي تحوي أوراق الاقتراع، ويثبت إجراءات الفتح التي اتبعت بمحضر إجراءات اللجنة. "المادة العاشرة": تجرى عملية الاقتراع والفرز والحصر، في وجود ممثلي ومندوبي كافة وسائل الإعلام والمنظمات الصادر لها تصريح من الهيئة الوطنية للانتخابات، وفقا للقواعد التي تضعها في هذا الشأن، فضلًا عمن يسمح لهم رئيس البعثة من وسائل الإعلام بالدولة التي بها مقر البعثة بالتغطية الإعلامية، وذلك بما لا يعيق عمل اللجنة. "المادة الحادية عشرة": بعد انتهاء اليوم الثاني للاقتراع تقوم كل لجنة في مقرها بالخارج، بأعمال الفرز والحصر العددي لكل نظام من الأنظمة، وبما يحقق تكافؤ الفرص بين المترشحين وعدد الأصوات الباطلة، والصحيحة وعدد الأصوات التي حصل عليها كل مترشح أو قائمة تحت إشراف رئيس اللجنة. ويحرر محضر مستقل بإجراءات الفرز لكل دائرة من النظام الفردي، ومحضر إجراءات فرز مجمع لنظام القوائم، ويوقع عليه رئيس وأمين اللجنة، وتوضع بطاقات الاقتراع المستخدمة لكل دائرة (فردي / قوائم) على حدة في مظروف أو أكثر، ويغلق بصورة مؤمنة، ويوقع من رئيس اللجنة. تقوم البعثات بإرسال نماذج محاضر إجراءات الفرز الخاصة بكل دائرة (فردي / قوائم) إلى وزارة الخارجية، ومنها للجنة المشرفة على لجان الانتخاب بالخارج المشكلة بقرار الهيئة الوطنية للانتخابات لتخاذ إجراءاتها. ويرسل رؤساء اللجان أوراق الانتخاب لكل نظام من نظامي الانتخاب (فردي / قوائم)، وكشوف الناخبين، والمحاضر، والمظاريف التي تحوي بطاقات الاقتراع المستخدمة لكل دائرة (فردي / قوائم)، وسائر أوراق عملية الانتخاب، وما قدم من طعون، إلى اللجنة المشار إليها بالفقرة السابقة، وتقوم البعثات بإرسالها في أول حقيبة دبلوماسية. وعلى رئيس اللجنة المشرفة على لجان الانتخاب بالخارج تحرير محضر بذلك واتخاذ الإجراءات اللازمة لإعلانها مع النتائج النهائية للانتخاب بالداخل. "المادة الثانية عشر": ينشر هذا القرار في الجريدة الرسمية، وعلى المدير التنفيذي للهيئة الوطنية للانتخابات والجهات المعنية تنفيذه.