كشف سعيد شبل رئيس الإدارة المركزية للمخازن المتحفية والنوعية أنه أعد مقترحا قدمه للدكتور خالد العناني وزير الأثار يتضمن خطة للتسجيل الإلكتروني للأآثار الموجودة في المخازن بما يسهل من حفظها والتداول الأمن لها. وأوضح في تصريحات ل" صدى البلد" أن الخطة تتضمن وصف شكل القطعة ببعض التفاصيل،وعدم ترجمة النصوص مع ذكر ماهية محتواها ونوعية النقش (غائر أو بارز)،وذلك في حالة وجود نص،وعدم نقل النصوص ، والاكتفاء بنقل اسم صاحب النص فقط،ومحاولة تأريخ القطعة إذا كانت مجهولة الفترة إن أمكن،وكتابة رقم ومسلسل السجل الحالي وأية أرقام أخرى مسجلة على القطعة. وأشار إلي أن التسجيل الأليكتروني يتضمن أيضا ذكر المقاسات والموضع الحالي واسم صاحب العهدة والمادة وتاريخ الورود،ووضع عدة صور للقطعة من مختلف الإتجاهات على أن تكون حديثة ويتم تغيير هذه الصور في حالة حدوث أي ترميم للقطعة،وتسجيل مصدر الأثر (منطقة الإكتشاف – والحفائر وتاريخها)، وتسجيل كل قطعة على ملف وورد منفصل على أن يوجد ملفين بالعربية والإنجليزية،ووضع شكل ثابت لصفحة الوورد التي سيتم التسجيل بها. وتابع:بعد الإنتهاء من كل قطعة يتم تحويل ملفي الوورد (عربي – إنجليزي) إلى بي دي إف،وتُحفظ ملفات الوورد والبي دي إف بأرقام الحفائر،ويتم عمل ملف أكسيس تُجمع به كافة ملفات التسجيل الإلكتروني لسهولة الوصول لأية معلومة مطلوبة،وعمل link للنشر العلمي لكل قطعة إن أمكن،وعمل link لتقرير الحالة وتقرير الترميم. وأشار إلي أن التسجيل الإلكتروني يتطلب العمل بالتوازي داخل كل المخازن بواسطة الأمناء المساعدين بالتعاون مع أصحاب العهد الأثرية وبمساعدتهم،ولا يمكن العمل في حالة عدم وجود صاحب العهدة،ويتم التسجيل على ملف وورد له شكل ثابت يتم تحديده،ويجب قراءة بعض المعلومات عن كل نوعية آثار حتى يتم التسجيل بطريقة علمية حديثة،ويتم تصوير كل قطعة عدة صور تُوضع مع بياناتها،ويتم تسليم الملفات التي تحتوي على بيانات التسجيل إلى المسئول عن التسجيل الإلكتروني لتتم مراجعتها بالإشتراك مع الأمين المساعد الذي قام بالتسجيل. وتابع: "بعد المراجعة يتم إعتماد الملف كتسجيل للقطعة بتحويلة إلى بي دي إف ، و إدخال بيانات القطعة في قاعدة بيانات بسيطة تُنفذ على الأكسيس،ويجب تسجيل عدد معين من القطع إسبوعيًا،ونظرًا للتفاوت الكبير في أعداد القطع المخزنة في المخازن المختلفة،يجب أن يقوم الأمناء المساعدين في المخازن التي تحتوي على أعداد قليلة من الآثار بمساعدة الأمناء المساعدين في المخازن المحتوية على أعداد كبيرة من الآثار،والتسجيل الإلكتروني مستقل ومنفصل عن التسجيل الورقي". وأشار إلي أنه يتم تسجيل رقم السجل القديم في حالة كتابته على القطعة،ويتم تسجيل أية أرقام أخرى مكتوبة على القطعة في الخانتين الفارغتين بجوار خانات الأرقام الثلاثة الأولى مع تحديد ماهية الرقم،ولا يكتب الوزن إلا في حالة المعادن النفيسة كالذهب والفضة،ويمكن كتابة وزن الأحجار النصف كريمة إن أمكن،ويُكتب السمك في حالة العملة فقط،ويحدد القطر إذا كان قطر للفوهة أم القاعدة ، ويجب أخذ قطر الأثنين في الأواني عند وجود قاعدة مستديرة مستوية،ويتم وصف شكل القطعة بالتفصيل بعض الشئ مع عدم التطرق إلى ترجمة أو نقل أية نصوص عليها إلا مع حالة اسم صاحب النص. وتابع: كما يتم وصف الشكل العام أولًا مع اللون إن وجد على سبيل المثال تمثال لرجل واقف،إناء كمثري الشكل،لوحة مربعة،ثم بعد ذلك التفاصيل من أعلى إلى أسفل مثل يضع الشعر المستعار،له فوهة مستديرة، ذات قمة جمالونية،ثم يتم ذكر وصف أية زخارف أو نصوص على القطعة(لا تُكتب النصوص ولكن تحدد ماهيتها مثل نص تقدمة قرابين كُتب بالهيروغليفية الغائرة أو البارزة أو مرسوم)،ثم في النهاية يتم تحديد حالة القطعة من حيث الترميم،ويتم تصوير القطعة حسب شكلها من زوايا مختلفة،وكتابة الموضع واسم صاحب العهدة أو المسؤول عنها ومدخل بيانات القطعة،وتتم الإشارة إلى النشر العلمي في حالة وجوده إن أمكن. وحول أهمية التسجيل الإلكتروني للأثار،قال شبل أنه يسهل عملية البحث عن القطعة عن طريق المادة والوصف والمقاسات والمكتشف ومكان الإكتشاف وموضع الأثر أو أية تفاصيل أخرى،وسهولة التعامل معه والتوصل إلى أية معلومة مطلوبة من قبل الأثريين العاملين بالمشروع أو الباحثين والدارسين،كما أنه يوفر صور حديثة للأثر من مختلف الزوايا،ويتم تغييرها على الفور إذا حدث أي تغيير في شكل أو حالة الأثر،ويسهل عمل تصنيف للآثار حسب التأريخ أو المادة أو أي شئ آخر. وأضاف:التسجيل الأليكتروني يسهل أيضا تعديل أو إضافة أية بيانات تتعلق بالأثر في حالة توافر أي معلومات جديدة عن الأثر،وتوافر المعلومات الخاصة بترميم القطعة وتقارير الحالة الخاصة بها،والتسجيل الإلكتروني وإن كان منفصلا ومستقل تمامًا عن التسجيل الورقي،لكنه يحتوي على رقم مسلسل السجلات ضمن بيانات القطعة،لتسهيل إمكانية الإطلاع على السجلات للباحث بعد الحصول على الموافقات المطلوبة.
