أظهر كتاب حقق شهرة كبيرة في أمريكا القواعد التي تحسن كثيرًا من أداء الموظفين والتحسين من قدرتهم على التواصل وجعلهم أكثر احترافًا في مجالاتهم. في كتابها "أساسيات آداب إدارة الأعمال" ( The Essentials of Business Etiquette) كتبت باربرا باشتر عن الأمور التي يحتاج الناس إلى معرفتها من أجل التواصل وتقديم أنفسهم بشكل مناسب في الأوساط الاجتماعية المهنية. وما يلي بعض من أهم النقاط التي ذكرتها: 1. قف حين يجري تقديمك لشخصٍ ما الوقوف يساعد في ترسيخ حضورك، بينما تجعل من السهل على الآخرين تجاهلك إذا لم تقف، وإذا كنت مُنشغلاً وأتاك أحدهم فجأة ولم يمكنك الوقوف، فينبغي عليك أن تميل إلى الأمام للإشارة إلى أنك كنت ستقف إذا كنت تستطيع.
2. دائماً قل اسمك كاملاً في المواقف المرتبطة بالعمل، يجب عليك استخدام اسمك كاملاً، كما يجب عليك أيضاً أن تهتم بالكيفية التي يريد الآخرون أن تقدمهم بها. 3. بادر دائماً بالمصافحة إذا كنت الشخص الأعلى مقاماً أو إذا كنت المضيف في أماكن العمل اليوم، ينبغي على المضيف أو الشخص الأعلى مرتبةً -بغض النظر عن الجنس- أن يمد يده أولاً، كما كتبت باربرا باشتر. وتُضيف باربرا أنه "إذا فشل الشخص الأعلى مرتبةً في القيام بذلك على الفور -في الكثير من الأحيان بسبب الارتباك بين الجنسين- فينبغي على الشخص ذي المرتبة الأقل أن يمد له يده على الفور دون إضاعة أي لحظة أخرى". وفي كلتا الحالتين، يجب أن تحدث المصافحة باليد. "في الولاياتالمتحدة، المصافحة هي تحية القيام بالأعمال. إذا كنت تُريد أن تؤخذ على محمل الجد، يجب أن تُصافح، ويجب أن تصافح بشكل صحيح". 4. ارتد ملابس لائقة الملابس شكل مهم من أشكال التواصل غير اللفظي، يُمكن أن تُعزز سمعة الشخص المهنية أو تنتقص منها، أنت تريد إرسال رسالة تدل على مهنيتك من خلال اختيارات ملابسك. اعرف ما هي الملابس المناسبة dress code في هذا الحدث أو الاجتماع أو المطعم، وتأكد من أن ملابسك ملائمة. 5. لا تقل "شكراً" خلال المحادثة إلا مرة واحدة أو مرتين فقط. وبحسب باربرا فإنك إن أعدتها كثيراً فقد تُضعف تأثيرها، وربما تجعل نفسك تبدو عاجزاً ومحتاجاً.
6. أرسل رسائل شكر منفصلة لجميع المشاركين يجب أن ترسل ملاحظات الشكر خلال 24 ساعة، ويجب أن ترسل مذكرات منفصلة إلى كل من ترغب في شكره. 7. ضع هاتفك بعيداً يُحضر الجميع هواتفهم معهم في كل مكان يذهبون إليه اليوم - ولكن يجب عليك تجنب وجودها بجانبك خلال الاجتماعات. وبغض النظر عن مدى محاولتك لمدارة الأمر، إلا أن هذه الفعلة دوماً ما تكون ملحوظة ووقحة. أيضاً، لا تضع هاتفك على الطاولة أثناء اجتماعك مع أي شخص، لأنك إن فعلت هذا سيكون بمثابة إرسال رسالة أنك على استعداد لترك هذا الشخص والتواصل مع شخص آخر. 8. استخدم صوراً شخصية ملائمة استخدم دائماً الصور المناسبة مهنياً على موقع LinkedIn وعلى المواقع المهنية الأخرى، كما تقترح باشتر. "أنت تريد أن تبدو كشخص ودود ذي مصداقية - وليس كأنك جئت للتو من الشاطئ"، كما تقول باشتر لبيزنيس إنسايدر. استخدام صورة تُظهر رأسك ووجهك وجزءاً من الصدر والكتفين. "أنت محور الصورة". 9. استخدم عنوان بريد إلكتروني مهني إذا كنت تعمل في شركة، يجب عليك استخدام عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالشركة، ولكن إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني شخصي سواء أكنت تعمل لحسابك الشخصي أو استخدامه في بعض الأحيان من أجل المراسلات المتعلقة بالعمل يجب أن تكون حذراً عند اختيار عنوان هذا البريد. يجب أن يكون لديك دائماً عنوان بريد إلكتروني يحمل اسمك، كي يعرف المتلقي بالضبط من الذي يقوم بمراسلته، لا تستخدم أبداً عناوين البريد الإلكتروني (ربما تكون من بقايا أيام المدرسة) غير مناسبة للاستخدام في مكان العمل، مثل "babygirl @ .." أو "beerlover @ ..". 10. دوماً تأكد مرتين من أنك قمت باختيار جهة الإرسال الصحيحة، وعليك الانتباه حين تكتب اسم المُرسل إليه.
11. استخدام تحية مهنية في البريد الإلكتروني لا تستخدم تعبيرات عامية أو متهاونة مثل "يا رفاق"، "أنتم" أو "يا شباب" ( Hey you guys," "Yo," أو "Hi folks."). تقول باربرا إن حالتنا المسترخية حين نكتب لا ينبغي أن تؤثر على شكل التحية في رسالة البريد الإلكتروني، وتضيف أنه لا ينصح بتقصير اسم أي شخص، من الأفضل مثلاً أن تقول "مرحباً، مايكل"، إلا إذا كنت متأكداً أنه يفضل أن يطلق عليه "مايك". 12. إذا نسيت اسم شخصٍ ما، اعترف بذلك الجميع ينسى الأسماء أحياناً، وعندما يحدث ذلك لك، فما عليك سوى أن تقول شيئاً على غِرار "أنا آسف جداً. لقد نسيت اسمك". أو "وجهك مألوف جداً، ولكني فقط لا يُمكنني تذكر الاسم". 13. حي الناس في العمل قل "مرحباً" و"صباح الخير" لمن تعرفهم ومن لا تعرفهم، فالشخص الذي تقول له مرحباً في الطريق إلى الاجتماع قد يكون هو نفسه الشخص الذي يجلس إلى جانبك في الاجتماع، وبذلك تكون قد أنشأت بالفعل علاقة لطيفة معه. وفي حال قدم لك احدهم التحية فرد له تحيته. 14. حافظ على جمع أصابعك معاً عند الإشارة شاور براحة يد مفتوحة، وحافظ على أصابعك مُجمعة معاً، إذا قمت بالإشارة بإصبع السبابة، فستبدو عدوانياً، وتضيف "كل من الرجال والنساء يشيرون بأيديهم، ولكن النساء يملن للقيام بذلك أكثر من الرجال". 15. كن دقيقاً في مواعيدك احضر دوماً في الوقت المحدد للاجتماعات، فأنت لا تريد أن تُضيع أوقات الآخرين بسبب عدم مراعاتك للمواعيد، بالإضافة إلى أن ذلك يجعلك تبدو غير مهني. إذا كان هناك حالة خارجة عن سيطرتك تسببت في تأخرك عن الموعد، دع الأشخاص الذين ستجتمع معهم يعرفون ذلك، أرسل رسالة بالبريد إلكتروني أو هاتفهم لتُطلعهم على وقت وصولك المتوقع. اعتذر واشرح الموقف، لا تختلق مليون عذر، وعندما تصل، لا تُضيع المزيد من الوقت بشكواك من حركة المرور أو تأخر القطار. 16. لا تسحب مقعد أي شخص أبداً لا مشكلة في الإمساك بالباب حتى يدخل الضيف، ولكن باربرا تقول أنك لا يجب أن تسحب مقعد لأي شخص بغض النظر عن جنسه، في اجتماعات الأعمال، يجب أن تترك تلك القواعد الاجتماعية المتعلقة بالجنسين وراءك. مضيفة "كل من الرجال والنساء يمكنهم سحب المقاعد الخاصة بهم". 17. لا تطلب شيئاً باهظ الثمن إذا طلبت شريحة لحم أو سمك غالية الثمن، في أحد لقاءات العمل الخارجية، فسيبدو الأمر وكأنك تستغل المضيف، ومع ذلك، إذا قدم المضيف توصية بأنواع معينة، يمكنك حينها طلب أي من تلك الاقتراحات، ونفس الأمر ينطبق على المشروبات. 18. اطلب نفس طلب الضيف/المضيف يعني هذا أنه إذا طلب ضيفك أو مضيفك مُقبلات أو حلوى، ينبغي أن تحذو حذوه. "فأنت لا تريد أن تجعل الضيف يشعر بعدم الارتياح بسبب تناوله وجبة وحده"، كما كتبت باربرا. 19. لا تطلب أخذ المتبقي من الطعام "أنت هناك للعمل، وليس من أجل بقايا الطعام"، كما كتبت باربرا، فأخذ بقايا الطعام في أكياس أمر لا بأس به خلال عشاء عائلي، ولكن ليس في المناسبات المهنية. 20. تذكر، المضيف يجب أن يدفع دائماً إذا كنت أنت من دعى للحدث، فأنت المضيف، ويجب عليك دفع الفاتورة، بغض النظر عن الجنس. فماذا لو أراد أحد الضيوف الذكور الدفع؟ حينها يكون لدى امرأة بعض الخيارات، يمكنها القول؛ "لا، لست أنا من سيدفع، بل الشركة"، أو يمكنها أن تستأذن من الطاولة وتدفع الحساب بعيداً عن الضيوف، نفس الخيار مقبول للرجال كذلك، وهي وسيلة مكررة جداً لدفع الحساب. "ومع ذلك، فالمهم في النهاية ألا تتقاتلوا على دفع الحساب، إذا أصر أحد الضيوف الذكور على الدفع على الرغم من بذل المضيفة الأُنثى أقصى جهدها، فدعيه يدفع". 21. كن متنبهاً إن كنت شخصاً يشرب الكحول، فلا تحاول تجربتها في الأنشطة الاجتماعية المتعلقة بالعمل، إذ إنها تسببت في فقد وظائف وتدمير مهن بسبب سكر بعض الناس في الأنشطة المتعلقة بالعمل، إذ قالوا أو فعلوا أشياء غير لائقة. 22. حضر طريقة خروج مهذبة تقول باربرا إنك تحتاج إلى أن تكون من يتحدث حين تهم بالرحيل، "تذكر أن ترحل وأنت تتحدث، ففي تلك اللحظة تكون أنت من يُمسك بدفة الجلسة، وسيكون حينها الخروج أكثر سلاسة". يجب أيضاً أن يكون لديك "جمل للخروج" مُعدة من قبل في حال أردت ترك المحادثة، يمكنك أن تقول "تشرفنا" أو "كان من اللطيف الحديث معك" أو "نراكم في الأسبوع القادم في الاجتماع". يمكنك أيضاً أن تتعذر بأنك تريد دخول الحمام، أو الحصول على الطعام، أو تقول إنك تريد اللحاق بشخص ما قبل أن يغادر.
