أصدر الدكتور الهلالي الشربيني وزير التربية والتعليم، والتعليم الفني كتابًا دوريًا؛ بشأن إنشاء واستحداث إدارة المتابعة وتقويم الأداء بكل مديرية وإدارة تعليمية. يأتي هذا في إطار أهمية عمليات المتابعة والتقويم الجيد بمختلف مستوياتها في تحسين أداء العملية التعليمية، والنهوض والارتقاء بكافة عناصرها. نص الكتاب الدوري على ضرورة الالتزام بالشروط والمعايير الواجب توافرها في مدير وأعضاء المتابعة، وتقويم الأداء بالمديرية، والإدارات التعليمية التابعة لها، ومدير وأعضاء مكتب تنسيق المتابعة بالمديرية على النحو التالي: أن يكون المرشح حاصلًا على مؤهل عال مناسب. ألا يكون المرشح من المؤهلات التربوية إلا فى حالة الضرورة القصوى، وبعد التأكد من التوجيه الفنى بوجود زيادة في تخصصه، على ألا تزيد نسبة الاستعانة بهم عن(25%) من متابعي الإدارة أو المديرية أو تنسيق المتابعة بالمديرية. ألا يقل تقرير الكفاءة السنوي خلال العامين الأخيرين عن ممتاز. ألا يكون قد تم استبعاده من أية وظيفة سابقة، أو وقعت عليه جزاءات خلال السنوات الثلاثة السابقة، (يقدم المرشح ما يفيد ذلك من الشئون القانونية وشئون العاملين) يفضل من يجيدون اللغة الانجليزية، مع اعتبار الإلمام بمهارات الحاسب الآلي، والتواصل عبر الانترنت شرطًا أساسيًا، وضرورة تقديم ما يفيد ذلك. التفرغ التام للعمل بالمتابعة؛ وعدم الارتباط بأية أعمال إدارية أخرى. على أن تطبق الشروط السابق ذكرها على جميع العاملين بالمتابعة حاليًا، والمنضمين مستقبلًا، واستبعاد من لا تنطبق عليهم الشروط. - يراعى عند الاختيار تناسب أعداد أعضاء المتابعة مع حجم العمل كالآتي: - أعضاء متابعة المديرية: عضو لكل إدارة تعليمية على الأقل بخلاف المدير والإداريين. - أعضاء مكتب التنسيق: عضو لكل إدارة تعليمية على الأقل، وبحد أدنى (4) أعضاء، بخلاف المدير والإداريين. - أعضاء متابعة الإدارة التعليمية: يرجع في ذلك للتناسب مع أعداد المدارس بكل إدارة تعليمية، وطبقًا لما ورد بالكتاب الدوري رقم (17) لسنة 2015. يتم تقييم أداء السادة المتابعين بالمديريات، والإدارات التعليمية، ومكاتب تنسيق المتابعة، من حيث الانضباط، وفاعلية الأداء من خلال لجان متابعة من الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء، وطبقًا لخطط مرور اللجان، ويتم إرسال تقارير عن أدائهم للسادة مديري المديريات، والإدارات التعليمية المختصة. يتم استبعاد عضو المتابعة بالإدارة أو المديرية، أو مكتب تنسيق المتابعة بالمديرية، الذى تجمع ثلاثة تقارير لثلاث لجان مختلفة من أعضاء الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء على ضعف أدائه، وضرورة استبعاده، أو عدم انطباق أحد معايير الاختيار المنصوص عليها بالكتاب الدورى، وذلك بعد إخطارالإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالوزارة لمدير المديرية، أو مدير الإدارة التعليمية المختص كتابيًا بذلك.
